Статьи
 

Модели, функции и роль казначейства

Курьер печати - 15 (2008)()

Функции управления кассой и расчетным счетом присутствуют на любом предприятии, однако не всегда их выделяют или объединяют в отдельную группу и вменяют в обязанность отдельному человеку или подразделению.

Управление денежными потоками является наиболее критичной операцией для любых организаций, кроме разве что самых богатых. Если возникает нехватка денег, то невозможно выдать зарплату, оплатить поставки, произвести плановый платеж по кредиту... Любой из этих факторов может либо остановить бизнес, либо привести к быстрой смене его руководства. На сегодняшний день, вследствие развития системы бюджетного управления, возникла осознанная необходимость к указанным функциям добавить еще и составление кассового бюджета, контроль установленных лимитов затрат и выполнения кассового бюджета в целом. Для этого уже надо выделять специально обученного человека или группу специалистов, а называться они будут – казначейство.

В давние времена на Руси казначеем называли хранителя казны (имущества, сокровищ) князя, монастыря, боярина. С конца XV века казначей становится придворным и думным чином, в ведении которого находится казенный двор с царской казной. В середине XVI века деятельность казначеев приобрела такую значимость, что они не только ведали многими статьями государственных доходов и расходов, но и обладали правом суда, участвовали в переговорах с иностранными представителями.

Сегодня нет единого понимания роли и задач подразделения под названием «казначейство». К вопросу о его создании часто возвращаются после возникновения ряда проблем, которые можно решить с помощью такого подразделения. Вот основные проблемы, которые приводят к созданию казначейства:

1. Отсутствие оперативной информации о состоянии краткосрочных активов и пассивов (остатки на счетах, краткосрочные ссуды и кредиты, финансовые вложения и др.).

2. Отсутствие единой политики и процедур управления денежными средствами; как следствие – отсутствие единого регламента управления банковскими операциями и кассовыми, в первую очередь – процессами инкассации, зарплатными счетами, кредитными средствами.

3. Трудности при планировании движения денежных средств более чем на неделю.

4. Отсутствие или неполное управление и контроль над расходами, особенно при филиальной системе по регионам.
Для решения и преодоления этих проблем и на предприятиях и создается казначейство.

Функции казначейства
Казначейство контролирует прохождение всех платежей, независимо от их назначения, и выполняет следующие основные группы функций.

1. Операционные:
– Сведение бюджетов доходов и расходов денежных средств управляющей компании и филиалов.
– Составление платежного календаря.
– Распределение платежей по предприятиям (или центрам затрат) и управляющей компании.
– Работа с банками.

2. Функции контроля
– Контроль платежей в части установленных лимитов. Если на момент платежа лимит оплаты по статье исчерпан, заявка на платеж в этом периоде либо отклоняется, либо отправляется на дополнительное согласование по установленным процедурам.
– Контроль использования собственных средств и перераспределение средств между компаниями группы (при необходимости) или центрами затрат и центрами прибыли.
– Контроль показателей оборачиваемости дебиторской, кредиторской задолженности и запасов.

Пример. Различные счета холдинга находятся в разных банках, но остатки аккумулируются в одном из них. Поэтому если необходимо провести оплату в пользу юридического лица, входящего в холдинг, деньги просто переводятся со счета на счет. При этом необходимо учитывать, что любой банк оказывает ту или иную услугу, например кредитование, при условии, что вы обеспечите ему оборот на определенную сумму. Одна из задач казначейства – обеспечить такой оборот через этот банк.

Варианты контроля платежей
Существует несколько вариантов контроля платежей центров затрат или подотчетных компаний.

Модель №1 – Централизованная. Предприятие поручает центральному офису распоряжаться своим банковским счетом. Инициируемые предприятием заявки на платежи направляются в центральный офис, где они согласовываются и утверждаются. Казначейство в данном процессе играет роль единого расчетного центра.

Модель №2 – Децентрализованная. Платежи в рамках утвержденного бюджета осуществляются предприятием самостоятельно. Внебюджетные и сверхлимитные платежи проходят обязательную процедуру согласования в центральном офисе.

Модель №3 – Смешанная. Предприятие направляет платежи в уполномоченный банк, который автоматически пересылает платежное поручение в головной офис. Поручения, утвержденные центральным офисом, возвращаются в банк к исполнению.

Все три модели в рамках договора о «Корпоративном казначействе» реализованы сегодня банковскими структурами, которые могут производить все платежи по точно заданному алгоритму (смете), утвержденному головным предприятием, списывать безакцептно со счетов филиалов выручку на головной счет холдинга и т. п.
Наиболее жесткая из всех представленных моделей – централизованная. Как правило, эта модель в разных ее проявлениях используется на предприятиях с небольшим объемом трансакций. Ключевым фактором успеха при переходе на централизованную модель казначейства является управление информационными потоками. Осуществить эту работу без налаживания обмена данными между уровнями холдинга или центрами затрат и прибыли предприятия невозможно. Поэтому сразу после принятия решения о централизации казначейских функций следует выбрать автоматизированную систему, которая сможет обеспечить контроль над платежами всех дочерних компаний в режиме онлайн. Иначе реальную картину происходящего можно будет получить в лучшем случае на следующий день. Оперативность работы структурных подразделений также снизится, поскольку согласование платежных заявок будет занимать продолжительное время. Если же структура предприятия более демократична, тогда целесообразнее использовать децентрализованную модель работы казначейства. Основным отличием является предоставление права осуществления платежей непосредственно из центров затрат или бизнес-направлений (здесь подразумеваются как отдельные юридические лица, так и группы компаний, объединенных по единому признаку). Это более сложный случай с иными процедурами и бизнес-процессами.

Таким образом, мы видим, что при различных моделях организации казначейства на первый план выходят различные функциональные приоритеты. В первом случае это операционная деятельность, во втором случае – контрольные функции. Нетрудно проследить параллель между приоритетностью в задачах казначейства и организационной структурой холдингов или организацией управления на предприятиях. В случае вертикально интегрированного холдинга используем модель централизованного казначейства, в случае горизонтально интегрированного холдинга – «демократическую» децентрализованную модель.

Проводя аналогии с организационной структурой холдинга дальше, приходим к тому, что имеет право на существование и смешанная модель организации казначейства.

Пример. В холдинге существуют различные проекты. Проекты на этапе разработки и открытия курируются управляющей компанией, и казначейство выполняет функции первой модели. По отношению к вышедшим на проектную мощность проектам управляющая компания выполняет контрольные функции. Соответственно, казначейство работает по второй модели. Это наиболее сложная с точки зрения реализации модель, так как необходимо иметь инструмент распределения и осуществления платежей и инструмент контроля.

В большинстве компаний основные казначейские функции выполняет финансовый директор. Однако при развитии бизнеса обязанности финансового директора расширяются, смещаясь в СТОРОНУ стратегического управления, а суммы, с которыми работает компания, и соответственно финансовые риски постоянно увеличиваются. В такой ситуации создание казначейства, которому финансовый директор может делегировать часть своих функций, просто необходимо.

Создание казначейства
Создание казначейства в компании можно проводить в три этапа:
1. Построение вертикали подчинения казначейства. Необходимо определить функции органов казначейства в подконтрольных структурах и их подчиненность. Оптимальной считается матричная структура, в которой казначеи в части своих функциональных обязанностей подчиняются центральному офису, а организационно – руководителю подразделения.

2. Разделение функций (полномочий) казначейства по типам управляемых им финансовых рисков на уровне холдинга и на уровне управляемых компаний.

3. Централизация либо децентрализация (в зависимости от выбранной модели) управления финансовыми потоками. Следствием этого может стать перевод всех счетов холдинга в единый банк для упрощения проведения платежей в одном случае или для большей прозрачности и облегчения контроля над платежами в другом.

В процессе внедрения и перераспределения этих функций достаточно велика вероятность возникновения подсознательного противодействия со стороны руководителей центров затрат или предприятий, которые входят в холдинг, особенно если ранее подобных процедур не существовало вообще ни в каком виде. Подобные действия кажутся им излишней формализацией и своего рода «придумыванием» работы для специалистов финансовой службы. Но если оценить объем информации, которую надо обработать в ручном режиме, станет очевидным, что с ростом количества трансакций именно казначейство является наиболее действенным инструментом, который помогает топ-менеджменту компании, с одной стороны, избегать рутинной работы, а с другой – осуществлять полный контроль распределения и движения денежных средств предприятия.

Материал подготовлен по итогам XIV Международного семинара АРПП, апрель 2008 года, Египет.

Элина ЛЕПШОКОВА,руководитель управления финансового контроля ООО «Логос-Центр».

Вернуться к списку статей

Избранные рубрики

Нет избранных рубрик
Удалить 
Регион не указан
Пожалуйста, выберите регион

Статистика проекта

Автоматически подобранных5394
Просмотрено страниц за 24 часа56731
Посетителей за 24 часа4896
Посетителей на сайте25
Зарегистрированных пользователей32901